メール送信は、予約申込者によって次の操作が実行されたとき、指定されたテンプレートを利用してメールを送信します。

• 予約の申込み
• 予約のキャンセル
• 料金のWeb支払い

それ以外に予約者へメールを送信したいとき、管理画面の「メール送信」メニューからメール編集画面を利用して送信することができます。

なおこのシステムに、予約者全員、あるいは登録ユーザーに一括、または絞り込み検索してメールを送信する機能はありません。

メール送信ページ

メール送信ページは、管理画面の「メール送信」メニューから直接表示することができます。

編集ページでは、新規にメールの宛先や件名、本文を入力して送信することができますが、テンプレート文が登録されている場合、テンプレート文を読み出して編集することもできます。

また、特定の予約に関してメールを送信するとき、予約リストから予約データを選択してメール送信ページに移動することもできます。

予約リストからメール送信ページに移動すると、メールテンプレート文を読み込んだとき、テンプレート文のリプレースメントがその予約データの情報に置き換えられて読み込まれます。

メール送信

「送信」ボタンを押すと、メール送信ページの内容に従ってメールを送信します。

ただし、このページの内容は保存しませんので、必要があれば「BCC」を利用するなど自信のメールアドレスへコピー送信すると良いでしょう。

車両整備やその他、貸し出すことができない日程が予め分かっている場合、管理画面の「メンテナンス」メニューからメンテナンス画面で、一定期間の予約できない状態を登録することができます。

「メンテナンス」メニューを実行すると、以下のような「メンテスケジュール一覧」が表示されます。

一覧には、全車両の予約が一覧表示されます。特定の車両は、画面上部「車両」の選択で絞り込みできます。

新規登録する

以下の図は、車両整備の日程を新規追加しているところです。

注記に作業を明記しておくと、一覧リストで素早く確認できます。

これにより、当該期間は予約できなくなります。

料金にかかわる処理は、予約時にいくら費用がかかるかレンタル料金を提示するための機能、返却時の精算で徴収する燃料代を計算する機能、そして決済状況を記録する機能があります。

また料金計算では、共通して消費税の計算が必要になります。そのため予め消費税の計算に関して、内税計算か、外税計算か、計算しないか、各種設定で設定しておいてください。

予約データの選択

料金計算の処理ページを表示するため、以下の２つの方法で対象となる予約データを選択することができます。

１つは、予約リストから対象となるデータを選択、料金計算ページへ移動します。

もう１つは、「レンタル料金」メニューを実行し、検索画面で予約IDを入力して料金計算ページへ移動します。

レンタル料金ページの処理

料金の処理に関し、目的の異なる処理が３つ、１ページ内で実行できるようになっています。

決済の確認

Web決済を利用した支払いは、「決済状況」で「Web」がチェックされます。それ以外の状況は、このページかレンタルデータの編集ページで「決済状況」を設定できます。

更新するときは「保存する」ボタンを押してください。

決済状況は、予約リストの「決済」欄に表示されます。

レンタル料金の計算

通常システムで計算するので必要ありませんが、値引きの必要があったり、請求料金を変更したい場合に金額を直接入力して消費税額など再計算します。

料金を変更する場合は「保存する」ボタンを押してください。

燃料代の計算

返却時に車両のオドメーターの距離を入力、燃料の単価を入力して「計算する」ボタンを押すことで燃料代が求められます。

計算結果は「保存する」ボタンを押して登録してください。

予約はWebサイトからの受付以外に、管理画面を利用して新規に登録することができます。また予約内容を変更したい場合、予約リストから当該データの編集処理へ移ることができます。

これにより電話や来店客の予約に関する対応で、予約登録や変更処理ができます。

予約の新規登録

管理画面上から予約を新規登録する場合、予約期間の選択に関して２つの方法があります。

次の図は、管理画面の「レンタル予定」メニューから「レンタル予定一覧」を表示したキャプチャ画像です。

予約対象車両の日付をクリックすると、時間を入力するダイアログボックスが表示され、「セット」ボタンを押すと上部の入力ボックスに日時が表示されます。出発日が選択されているときは、予約対象車両の情報が同時に左側の入力ボックスに設定されます。

予約の新規登録でもう１つの車両と予約期間の入力方法は、管理画面の「レンタル登録編集」を実行した場合で、次の図のような画面が表示されます。

入力方法は、まず「予約車両」を選択します。すると上部カレンダーに予約状況が読込まれます。続いて出発日(貸渡)の入力ボックスをクリックしてから、カレンダーの出発日をクリックします。返却日も同様に、日付を選択します。

車両とレンタル期間の日時を入力して実行すると、予約者の連絡先を含むデータ入力画面に移動します。

予約の編集

予約データを編集する場合、「予約リスト」から対象の予約データを検索、「予約者」欄の下にある「編集」を実行します。

予約リストは、登録された予約データの20件分を降順で表示します。

予約の中から特定のデータを検索する場合、予約の「対象年月」と「車種」で絞り込み検索ができます。その他右側のテキストボックスに「予約ID」を入力して、特定の予約データを検索することもできます。

予約データの「編集ボタン」を押すと、編集画面へ移ります。編集は、新規登録と同じ画面になります。

編集は予約の各入力データを修正できますが、予約日時や予約車両を変更する必要が生じた場合は、編集画面下部にある「日時入力」ボタンを押して、車両選択とカレンダーの日時入力画面へ移動して変更してください。

貸渡時のおすすめ処理

車両を貸し渡すとき、予約データにある「貸渡ODO」の入力項目にオドメーターの走行距離を登録しておくと、返却時にそのときの走行距離を使って燃料代の精算ができます。

予約の確認ページを用意すると、フロントエンド画面で予約IDとメールアドレスを入力して予約データを検索、確認することができます。

またキャンセルを有効にすると、キャンセル期間内であればキャンセルボタンが表示されます。さらに決済機能を追加すれば、Web上で決済するためのボタンが表示されます。

予約の確認ページ

スラッグ名に「reserve-car」と名付けた固定ページを用意(公開登録)してください。

予約の検索フォームや検索結果は、このページが表示されるときプログラムによりコンテンツに出力されます。

キャンセルの受付

キャンセルの受付は、管理画面の各種設定で「キャンセル」タブページに設定項目があります。

キャンセルが実行されたとき、キャンセルメールを送信することも可能です。キャンセルメールを送信する場合は、メール管理で予めキャンセルメールのテンプレートを登録しておきます。

キャンセル設定で、キャンセルの受付期限とメールテンプレートを設定します。

キャンセル機能が有効状態で、キャンセル有効期限内であれば、検索結果の表示ページに「キャンセル」ボタンが表示されます。

キャンセル料金の計算

キャンセルが実行されたとき、レンタル開始までの残り日数によってキャンセル料金を計算、表示することができます。

ただしキャンセル料を表示することはできますが、徴収する機能はありませんので、どのように運営するかは予め決めておいてください。

計算テーブルの設定

キャンセル料の計算は、計算テーブルをプラグインディレクトリにある「src/MTSCarBooking/Config.php」ファイルに設定して利用します。

// キャンセル料の設定例(100分率) 日数 => 100分率
public static $cancelCharge = array(
    1 => 1.0,
    2 => 0.5,
    3 => 0.1
);

この設定例は「料金請求」を「100分率」に設定した場合で、予約日までの残り日数を配列のインデックスとして、割合を配列値として設定します。料金計算は、レンタル料金合計に残り日数から表引きされた割合が乗算されます。

「料金請求」を「固定金額」に設定する場合は、前述の配列値に金額を設定して下さい。

操作編では、予約の確認とキャンセル機能をはじめ、管理画面上で予約を一覧表示したり、追加や編集をしたり、メールを送信するなど、予約を管理する機能について説明します。

またフロントエンドに関して、固定ページのコンテンツにショートコードを利用してレンタカーの一覧を表示する機能など説明します。

上記の機能はビジネス版に装備されている機能です。体験版には備わっておりませんので、体験版を利用しての操作確認はできません。

予約管理の概要

システムにはレンタカーの予約を受け付ける以外に、予約や返却時の清算など、日々の業務を円滑に進められるようにいくつかの機能が用意されています。

左図はこのシステムの管理画面で操作するメニューの一覧ですが、「レンタカー予約」の下に並ぶ「…管理」と呼ばれる４つの管理メニューは、それぞれこのシステムの主となるデータの管理に利用されます。

それらのメニュー項目は、運営管理者が優先的に操作するデータとして、WordPressのユーザー登録で「管理者」として登録されたユーザーに対してのみ、メニュー項目が表示されるようになっており、「編集者」以下でロールが登録されたユーザーには、それら主データを変更できないようにしています。

平常の業務では、「レンタカー予約」のサブメニュー項目の操作処理を実行することになります。サブメニュー処理の処理概要は以下の通りです。

• レンタル予定
  全レンタカーの２週間に渡る予約スケジュールを一覧表示するとともに、スケジュールから日付を指定して予約登録処理を実行したり、あるいは予約済みのデータを拾い上げて修正などすることができます。
• 予約リスト
  予約の一覧が表示されます。対象年月や車両を選択して絞り込み検索ができます。リスト上の予約からその予約に関する料金計算、予約データ編集、予約データ削除、メール送信などの処理へ移ることができます。
• レンタル登録編集
  オペレータが予約を新規登録したり、予約内容を編集することができます。
• レンタル料金
  予約データの決済情報の更新、レンタル料金の変更、返却時の燃料代計算ができます。
• メンテナンス
  車両データのスケジュールデータ管理で、予約データの一覧が表示されます。ここでは車両整備期間や、予約受付をしない期間を登録することで、Webサイト上からの予約を受け付けないようにすることができます。
• メール送信
  システムが自動送信するメールには「予約メール」、「キャンセルメール」、「決済メール」の３種類あります。それ以外に予約者にメールを送信したいとき、文面を編集して送信することができます。また予約が指定されている場合は、選択されたテンプレートのリプレースメントが置き換えられます。